À savoir !
Le seuil d’effectif à partir duquel l’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire a été porté de 20 à 50 salariés depuis le 1er janvier 2020.
Le règlement intérieur (Web série droit du travail)
En 1982, les lois Auroux ont limité le contenu du règlement intérieur à trois domaines : la discipline, l'hygiène et la sécurité.
Depuis, le contenu du règlement intérieur a évolué et s'est enrichi notamment pour renforcer la prévention de certains comportements.
Quel est désormais le contenu du règlement intérieur ?
Toutes les entreprises sont-elles concernées ? Comment et par qui est-il conçu ?
C'est ce que nous allons voir.
Bonjour, c'est Honorine et aujourd'hui, je vais vous présenter le règlement intérieur, un épisode d'une série consacrée au droit du travail.
Depuis le 1er janvier 2020, l'établissement d'un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs.
Le seuil était auparavant fixéà 20 salariés. Les entreprises et établissements concernés par cette obligation sont les employeurs de droit privé et les établissements publics à caractère industriel et commercial.
Précisons que l'établissement d'un règlement intérieur, sans être obligatoire, est toujours possible dans les entreprises de moins de 50 salariés.
Dans ce cas, ces entreprises doivent respecter toutes les règles du Code du travail qui concernent le règlement intérieur.
Tous les salariés qui sont liés à l'entreprise par un contrat de travail sont soumis au règlement intérieur de cette entreprise.
Notons un cas particulier : les travailleurs intérimaires sont soumis au règlement intérieur de l'entreprise utilisatrice pour les règles en matière d'hygiène, de sécurité et de discipline.
Cependant, l'entreprise utilisatrice ne pourra pas exercer son pouvoir disciplinaire qui reste à la main de l'entreprise de travail temporaire.
Le Code du travail encadre le contenu du règlement intérieur aux articles L. 1321-1 et suivants du Code du travail.
Il précise quelles sont les clauses obligatoires et quelles sont les clauses interdites.
Parmi les clauses obligatoires, il est intéressant de relever les dernières évolutions législatives.
Ainsi, la notion d'agissements sexistes a été ajoutée par la loi du 8 août 2016.
Et c'est plus récemment, avec la loi du 21 mars 2022, que les dispositions concernant la protection des lanceurs d'alerte ont été ajoutées.
La rédaction des règles concernant la discipline doit être rigoureuse sous peine de contraindre, par la suite, le pouvoir disciplinaire de l'employeur.
En effet, un employeur ne peut prononcer une sanction qui ne figure pas dans le règlement intérieur.
Ces sanctions doivent être précisément définies.
Ainsi, si le règlement intérieur prévoit la possibilité de prononcer une mise à pied, la durée maximale doit être précisée.
Avant de passer en revue les clauses interdites, précisons que le Code du travail permet à l'employeur, dans des cas limités, d'inscrire le principe de neutralité dans le règlement intérieur.
Cette clause de neutralité, qui restreint la manifestation des convictions des salariés, doit être justifiée et proportionnée au but recherché.
Sur ce sujet, l'affaire Baby Loup a fait grand bruit.
Le 24 octobre 2014, l'assemblée plénière de la Cour de cassation a rendu un arrêt dans lequel elle a estimé que le licenciement d'une salariée portant le voile, motivé par le non respect d'une clause de neutralité prévue par le règlement intérieur, était justifié.
Passons maintenant aux clauses interdites par le Code du travail. Il s'agit des clauses contraires aux lois, aux règlements, aux dispositions des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement, des clauses restreignant les libertés individuelles ou collectives qui ne seraient pas justifiées ou proportionnées au but recherché ou encore des clauses discriminatoires liées par exemple à l'appartenance ethnique ou religieuse, à l'état de santé, au handicap ou encore au sexe du salarié.
Pour conclure ce point sur le contenu, parlons maintenant des notes de service et autres documents pouvant être joints au règlement intérieur.
On pense par exemple au code de conduite mis en place dans certaines entreprises à la suite de la loi Sapin 2 sur la lutte anti-corruption.
Le Code du travail indique que, pour être considérées comme une adjonction au règlement intérieur, ces notes doivent comporter des obligations générales et permanentes dans les matières dévolues au règlement intérieur.
Elles doivent être adoptées selon la même procédure que le règlement intérieur pour être opposables aux salariés.
Le Code du travail prévoit une exception en matière de santé et sécurité.
Lorsque l'urgence le justifie, l'employeur peut faire une application immédiate d'une note contenant des règles en la matière.
Ces prescriptions doivent être transmises immédiatement et simultanément au secrétaire du comité social et économique et à l'inspection du travail.
Le règlement intérieur est rédigé par l'employeur et en français.
L'employeur doit soumettre le règlement intérieur à l'avis du comité social et économique ou CSE.
À défaut, le délit d'entrave peut être caractérisé.
Cela signifie que même si le règlement intérieur n'est pas approuvé, l'employeur peut l'appliquer en l'état.
La date d'entrée en vigueur du règlement intérieur a son importance car c'est à partir de cette dernière que le règlement intérieur est opposable aux salariés.
Cette date intervient au moins un mois après l'accomplissement des formalités de dépôt et de diffusion.
La date à laquelle la dernière des formalités de dépôt et de diffusion a été accomplie fixe le point de départ de ce délai minimum d’un mois.
Lorsqu'on parle de formalité de dépôt, cela renvoie au dépôt du règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud'hommes, dont dépend l'entreprise ou l'établissement.
Par ailleurs, le règlement intérieur doit être communiqué par tout moyen auprès de toutes les personnes ayant accès au lieu de travail ou aux locaux où se fait l'embauche.
C'est la formalité de publicité.
Sur ce point, on remarque que le décret numéro 2016-417 du 20 octobre 2016 a opéré une modification.
Auparavant, le règlement intérieur devait être affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail.
Aujourd'hui, seule l'obligation de communication subsiste.
Parallèlement à ces formalités de dépôt et de publicité, le règlement intérieur et l'avis du CSE doivent être communiqués à l'inspecteur du travail.
Toutes ces étapes doivent également être respectées si le règlement intérieur est modifié par l'employeur.
Je vous propose maintenant un zoom sur le contrôle du règlement intérieur opéré par l'inspection du travail et les juridictions.
Honorine vous l’a indiqué, le règlement intérieur ainsi que l'avis du comité social et économique doivent être transmis à l'inspection du travail qui a un mois pour se prononcer.
L'inspecteur du travail compétent, qui est celui dans le ressort duquel le siège social de l'entreprise se trouve, va opérer un contrôle des dispositions.
En effet, il peut exiger le retrait ou la modification des clauses qui seraient contraires aux dispositions du Code du travail.
À titre d'exemple, l'inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification de dispositions qui seraient contraires à la loi ou à l'accord collectif applicable dans l'entreprise, ou encore exiger le retrait d'une clause discriminatoire.
La décision prise par l'inspecteur du travail est une décision administrative.
Elle est exécutoire immédiatement et peut faire l'objet d'un recours hiérarchique ou contentieux.
L'employeur qui maintiendrait une clause en méconnaissance de la décision de l'inspection du travail s'expose à des sanctions.
L'absence de décision de l'inspecteur du travail dans le délai d'un mois n'empêche pas l'entrée en vigueur du règlement intérieur.
L'inspecteur du travail peut être saisi à tout moment par un employeur qui s'interroge sur la conformité de son règlement intérieur aux dispositions du Code du travail.
L'inspecteur du travail, saisi d'une demande en conformité, doit se prononcer dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande.
Sa décision est notifiée à l'employeur et communiquée aux membres du comité social et économique.
Pour terminer ce zoom sur le contrôle du règlement intérieur, signalons enfin qu'en dehors de l'inspection du travail, le conseil de prud'hommes peut aussi être amené à se prononcer.
C'est le cas lorsque le règlement intérieur est mis en cause dans le cadre d'un litige individuel.
Le conseil de prud'hommes peut alors écarter l'application d'une clause relative au contenu du règlement intérieur.
Sa décision est adressée à l'inspection du travail et aux membres du comité social et économique.
En résumé, nous pouvons retenir que le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises employant au moins 50 salariés, mais il reste possible dans les entreprises dont l'effectif est inférieur.
Ensuite, le contenu du règlement intérieur ainsi que la procédure d'élaboration sont encadrés par le Code du travail.
Enfin, le règlement intérieur fait l'objet d'un contrôle de la part de l'administration et dans certains cas, du conseil des prudhommes.
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À très bientôt, pour un nouvel épisode consacré au droit du travail.
En savoir plus sur la web série « Droit du travail »
Dans quel cas faut-il établir un règlement intérieur ?
L’établissement d'un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés pendant douze mois consécutifs (ce seuil était fixé à 20 salariés jusqu'au 31 décembre 2019).
Cette obligation s'applique au terme d'un second délai de douze mois consécutifs à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint, conformément à l'article L. 2312-2 du Code du travail.
Ainsi, par exemple, si l'effectif dune entreprise atteint le seuil de 50 salariés le 1er mars 2023 et ne repasse pas sous ce seuil pendant les 12 mois qui suivent, l'employeur aura l'obligation d'établir un règlement intérieur pour le 1er mars 2025 au plus tard, en respectant la procédure décrite ci-dessous.
- Les modalités de calcul des effectifs sont celles prévues aux articles L. 1111-1 à L. 1111-3 du Code du travail ;
- L'établissement d'un règlement intérieur répondant à l'ensemble des prescriptions légales est toujours possible dans les entreprises de moins de 50 salariés. Les entreprises d'au moins 20 salariés soumises à l'obligation d'établir un règlement intérieur dans le cadre des dispositions en vigueur jusqu'au 31 décembre 2019 peuvent continuer d'appliquer ce règlement.
Comment est établi le règlement intérieur ?
Les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés doivent mettre en place un règlement intérieur.
Les étapes :
- Rédiger le projet de règlement (avec si nécessaire des dispositions spéciales pour une catégorie de personnel ou une division de l'entreprise ou de l'établissement) ;
- Soumettre le projet pour avis au comité social et économique ;
- Au titre de la formalité dite de « publicité », le règlement intérieur est porté, par tout moyen (par exemple, l'affichage ou la publication sur l'intranet de l'entreprise sous réserve que les salariés en soient informés), à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche ;
- Le règlement intérieur est rédigé en français. Il peut être accompagné de traductions en une ou plusieurs langues étrangères. Il en va de même pour tout document comportant des obligations pour le salarié ou des dispositions dont la connaissance est nécessaire pour l'exécution de son travail.
Pour plus de précisions, on peut se reporter au document d'information élaboré par les pouvoirs publics sur l'usage du français dans le monde du travail.
En même temps qu'il fait l'objet des mesures de publicité, le règlement intérieur, accompagné de l'avis du comité social et économique (CSE), est communiqué à l'inspecteur du travail en deux exemplaires.
Les mêmes formalités doivent être accomplies en cas de modification ou de retrait des clauses du règlement intérieur. Toutefois, lorsque les modifications apportées au règlement intérieur initial, soumis en son temps à la consultation des institutions représentatives du personnel, résultent uniquement des injonctions de l'inspection du travail auxquelles l'employeur ne peut que se conformer, il n'y a pas lieu à nouvelle consultation des représentants du personnel (arrêt de la Cour de cassation du 23 juin 2021).
Le règlement entre en vigueur à la date qu'il fixe, date qui se situe au moins un mois après l'accomplissement de la dernière des formalités de publicité (voir ci-dessus).
- Selon la Cour de cassation (arrêt de la Chambre sociale du 9 mai 2012, le règlement intérieur et les notes de service qui le complètent ne peuvent produire effet que si l'employeur a accompli les diligences prévues par l'article L. 1321-4 du code du travail ; dès lors, l'employeur qui ne peut justifier avoir préalablement consulté les représentants du personnel et communiqué le règlement à l'inspecteur du travail, ne peut reprocher à un salarié un manquement aux obligations édictées par ce règlement et par une note de service. Sur l’action possible des syndicats pour demander la suspension du règlement intérieur, on se reportera à l’arrêt de la Cour de cassation du 23 octobre 2024 ;
- Les « notes de service » ou tout autre document comportant des obligations générales et permanentes dans les matières relevant du règlement intérieur sont considérés comme des adjonctions au règlement intérieur et soumis aux mêmes dispositions que celui-ci. Toutefois en cas d'urgence les prescriptions en matière de santé et de sécurité peuvent être mise en œuvre immédiatement, et communiquées concomitamment au CSE et à l'inspecteur du travail (article L. 1321-5 du Code du travail). En outre, comme le précise la Cour de cassation dans l'arrêt du 23 juin 2021 précité, le document interne par lequel l'employeur se borne à rappeler les dispositions législatives et réglementaires applicables dans l'entreprise en matière de sécurité ne crée pas de nouvelles obligations générales et permanentes s'imposant aux salariés et ne constitue donc pas une adjonction au règlement intérieur requérant les formalités de consultation et de publicité prévues par le Code du travail.
Quelles sont les clauses obligatoires ?
Le règlement intérieur, obligatoirement écrit, fixe exclusivement :
- Les règles générales et permanentes relatives à la discipline (conditions de circulation dans ou en dehors de l'établissement, respect de l'horaire de travail…) et notamment, la nature et l'échelle des sanctions (avertissement, mise à pied, …). Une sanction ne peut alors être prononcée à l'encontre d'un salarié que si elle est prévue par le règlement intérieur ; s'il s'agit dune mise à pied disciplinaire, celle-ci ne sera licite que si le règlement fixe sa durée maximale (Cass. soc. , 26 oct. 2010) ;
- Les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement, notamment les instructions prévues à l'article L. 4122-1 du Code du travail ;
- Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises.
Le règlement intérieur rappelle :
- Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés (procédure disciplinaire) définis aux articles L. 1332-1 à L. 1332-3 du code du travail ou par la convention collective applicable ;
- Les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le Code du travail.
- L'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte prévu au chapitre II de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.
L'agissement sexiste est défini par l'article L. 1142-2-1 du Code du travail comme « tout agissement lié au sexe d'une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant. »
Quelles sont les clauses pouvant figurer dans le règlement intérieur ?
Le règlement intérieur peut également contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont justifiées par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché. Sur la question du fait religieux en entreprise, on pourra utilement se reporter au guide pratique proposé par le ministère chargé du Travail.
S'agissant du principe de neutralité, on pourra également se reporter à l'arrêt de la Cour de cassation du 22 novembre 2017.
Sur le lieu de travail, aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n'est autorisée. Toutefois, lorsque la consommation de ces boissons alcoolisées est susceptible de porter atteinte à la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs, l'employeur, en application de l'article L. 4121-1 du Code du travail, prévoit dans le règlement intérieur ou, à défaut, par note de service les mesures permettant de protéger la santé et la sécurité des travailleurs et de prévenir tout risque d'accident. Ces mesures, qui peuvent notamment prendre la forme d'une limitation voire d'une interdiction de cette consommation, doivent être proportionnées au but recherché. Sur cette question, on peut se reporter à un arrêt du Conseil d'État du 8 juillet 2019.
... et celles interdites ?
Dans tous les cas, le contenu du règlement intérieur ne peut restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir et proportionné au but recherché. Ainsi un règlement intérieur ne peut prévoir de règles sur l'utilisation du crédit d'heures par les représentants du personnel, les heures supplémentaires ou l'ordre de passage aux douches…
Interdire les conversations personnelles, imposer une tenue de travail alors que l'intérêt de l'entreprise ne le justifie pas, prévoir des fouilles systématiques des armoires individuelles... autant de mesures portant atteintes aux droits et libertés des salariés. En revanche, autoriser le contrôle d'alcoolémie de salariés qui exercent des fonctions susceptibles d'exposer des personnes ou des biens à un danger, est admis, dès lors que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation.
De même, le règlement intérieur ne peut contenir de dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation sexuelle ou identité de genre, de leur âge, de leur situation de famille ou de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de la particulière vulnérabilité résultant de leur situation économique, apparente ou connue de l'auteur, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leur exercice d'un mandat électif local, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille, de leur lieu de résidence ou de leur domiciliation bancaire, ou en raison de leur état de santé, de leur perte d'autonomie ou de leur handicap de leur capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français.
L'intervention de l'inspecteur du travail
À tout moment, l'inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification des clauses du règlement intérieur contraires aux prescriptions du code du travail. Sa décision est motivée. Elle est notifiée à l'employeur et communiquée, pour information, aux membres du comité social et économique.
- Les modifications apportées au règlement intérieur initial de l'entreprise (lui-même soumis en son temps à la consultation des représentants du personnel) n'ont pas à être soumises à une nouvelle consultation du comité social et économique lorsqu'elles résultent uniquement des injonctions de l'inspection du travail auxquelles l'employeur ne pouvait que se conformer (arrêt de la Cour de cassation du 26 juin 2019) ;
- Lorsque, saisi par un salarié qui conteste une sanction, le conseil de prud'hommes écarte l'application d'une clause illégale du règlement intérieur, une copie du jugement est adressée à l'inspecteur du travail et aux membres du comité social et économique.
Par ailleurs, l'inspecteur du travail, saisi d'une demande de rescrit, est amené à se prononcer de manière explicite sur toute demande, formulée par l'employeur, visant à apprécier la conformité de tout ou partie d'un règlement intérieur aux dispositions des articles L. 1321-1 à L. 1321-3 et L. 1321-6 du code du travail.
La demande de l'employeur n'est pas recevable dès lors que l'autorité administrative s'est déjà prononcée par une décision expresse en application de l'article L. 1322-2 précité.
Cette procédure de rescrit est la suivante :
- La demande de l'employeur mentionne la ou les dispositions sur lesquelles est demandée l'appréciation de l'inspecteur du travail. Elle est accompagnée du texte du règlement intérieur ainsi que, le cas échéant, des références des articles de la convention collective nationale ou de l'accord collectif et des dispositions du ou des accords d'entreprise en rapport avec les dispositions faisant l'objet de la demande. Cette demande est présentée à l'inspecteur du travail dans le ressort duquel est établie l'entreprise ou l'établissement concerné, par tout moyen conférant date certaine à sa réception. Lorsqu'un règlement intérieur unique est établi ou modifié pour l'ensemble des établissements de l'entreprise, la demande est adressée à l'inspecteur du travail territorialement compétent pour son siège ;
- L'inspecteur du travail statue dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande. Il peut conclure à la conformité ou à la non-conformité de tout ou partie des dispositions mentionnées dans la demande. Lorsque la décision conclut à la non-conformité d'une ou de plusieurs dispositions, elle précise pour chacune d'elles si la disposition doit être retirée ou modifiée ;
- La décision prend effet dans le périmètre d'application du règlement intérieur concerné et est opposable pour l'avenir à l'autorité administrative tant que la situation de fait exposée dans la demande ou la législation au regard de laquelle la situation a été appréciée n'ont pas été modifiées ou jusqu'à ce que l'inspecteur du travail notifie au demandeur une modification de son appréciation.
La décision de l'inspecteur du travail est motivée. Elle est notifiée à l'employeur et communiquée, pour information, aux membres du comité social et économique.
La décision de l'inspecteur du travail, qu'elle résulte du contrôle permanent ou qu'elle fasse suite à une demande de rescrit, peut faire l'objet d'un recours hiérarchique, dans les conditions fixées par l'article R. 1322-1 du code du travail.
La décision prise sur ce recours est notifiée à l'employeur et communiquée, pour information, aux membres du comité social et économique.
Textes de référence
- Articles L. 1311-6 à L. 1322-4 et R. 1321-1 à R. 1323-1 du Code du travail